第一条 为了加强我院档案工作，提高档案工作的管理水平，使档案更好地为科研、开发和管理工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，《档案法实施办法》，结合我院实际情况，特制定本规定。

第二条 档案工作是我院科研管理工作的一个重要组成部分，是提高全院科研、开发、管理工作效率的必要条件之一，是维护院所历史真实面貌的一项重要工作。

第三条 院办公室负责对全院档案工作进行指导，协调、解决档案工作中遇到的全院性和关键性问题。院办公室设立院档案室，主要职责有：

一、负责院部机关全部档案的管理和档案信息资源的开发利用，开展档案的编研工作，为院部机关及全院各项工作提供信息服务，为党和国家积累档案史料。

二、对院部机关各部门文件的立卷、归档工作和院各直属单位的档案管理工作进行业务指导、监督和检查。

三、制（修）订中国林科院档案管理规章制度，组织档案工作经验交流和业务培训。

四、贯彻执行党和国家保密规定，确保档案的安全。

五、部署、检查、指导全院各所、中心档案的收集、归档、开发利用及档案数字化等工作。

第四条 各单位领导要提高对档案工作的重视，要明确一位所、中心领导分管本单位的档案工作。

第五条 各所、中心必须设立综合档案储藏室，并保证相应经费，至少设置一名专(兼)职档案人员，负责本单位档案的管理工作，指导和协助各处、室做好文件材料的立卷、归档工作；专(兼)职档案员应保持相对稳定，要重视档案人员的业务培训与素质的提高。

第六条 各单位要将档案工作列入本单位的发展和年度工作计划，并将档案管理的有关规定列入本单位的管理制度中（包括岗位责任制）。

第七条 各单位在科研、开发和决策与管理工作及其它活动中形成的、具有保存价值的全部档案由档案员立卷、归档或实行部门立卷、归档后送院档案室。

第八条 凡省部级以上领导到院各直属单位视察工作时所形成的声像（录音、录像）档案，照片档案，除在本单位综合档案室妥善保存之外，同时应向院档案管理部门报送一套完整的声像、照片档案。

第九条 院领导与中外人士会谈（座谈）所形成的谈话记录，以院名义签署的合同、协议和备忘录等文件材料，一律由承办单位负责收集、整理、保存，翌年进行立卷归档，并移交院档案管理部门。

第十条 各单位应加强档案数字化工作，并实行纸质档案与电子档案共同管理。

第十一条 档案工作人员要加强理论学习，自觉拥护和贯彻执行党和国家的各项方针、政策，热爱档案事业，刻苦钻研业务，以保证工作任务的顺利完成。

第十二条 对在档案工作中成绩显著的单位和个人，院、所应给予表彰和奖励；对工作失职，造成损失和构成犯罪的，应按《中华人民共和国档案法》的有关规定进行严肃处理。

第十三条 本规定自发布之日起实行，由院办公室档案管理部门负责解释。