第一章 总 则

第一条 为了加强我院文书档案工作，提高文书档案管理水平，使文书档案更好地为决策、管理、科研、开发和精神文明建设等各项工作服务，根据《中华人民共和国档案法》，中共中央办公厅、国家档案局颁布的《文书档案管理办法》和有关档案管理国家标准，结合我院实际情况，重新修订了《中国林科院文书档案管理办法》。

第二条 文书档案是我院档案的重要组成部分，是记载院、所创立、建设、改革与发展，反映决策与管理工作真实面貌的历史资料，是重要的信息资源和宝贵的精神财富。

第三条 凡在科研和行政管理工作中形成的、具有保存和查考价值的文件材料，均属文书档案的范畴。其立卷归档范围主要包括：

一、在行政管理工作中形成的文件材料；

二、在科研管理工作中形成的文件材料；

三、在科研开发管理和产业建设工作中形成的文件材料；

四、在国际合作与交流工作中形成的文件材料；

五、在资源管护工作中形成的文件材料；

六、在人事管理工作中形成的文件材料；

七、在研究生教育管理工作中形成的文件材料；

八、在财务管理工作中形成的文件材料；

九、在物资管理及政府采购工作中形成的文件材料；

十、基本建设工作中形成的文件材料；

十一、在党的工作（包括纪检监察）和院所文化、精神文明建设中形成的文件材料；

十二、在组织群众团体活动中形成的文件材料；

十三、各种会议的文件材料（含会议纪要、会议决议与决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议名单和典型交流材料等）。

十四、其他具有保存价值的文件、资料和音像资料等。

第二章 立卷归档要求

第四条 文书档案的管理，应建立健全文件的立卷归档制度，要将当年管理工作中形成的文件材料随工作的进展而及时收集、整理，分门别类，妥善保管。翌年进行立卷、归档。各单位应尽快实行档案数字化，利用网络开展文档一体化的管理，逐步将档案工作现代化。

第五条 凡在管理工作和其它活动中形成、并具有保存价值的文件材料，应由文书人员或经办人员收集、整理，做好预立卷工作；各级领导和承办人员办理完毕的文件材料应及时交有关部门进行整理和立卷归档。

第六条 归档的文件材料要求齐全、完整。立卷时，卷内文件排列要条理化、系统化，保持文件材料之间的相关性。一般可按问题的重要程度进行排列。最重要的在前，次重要的在后，同等重要的文件按时间顺序排列。来往文件组成的案卷，行文和复文、请示与批复必须放在一起，一般说来，案卷卷内文件的排列顺序应是：主件在前，附件在后；批复在前，请示在后；批示在前、报告在后；转发文在前，被转发文在后；打印件在前，底稿在后。传真、电话记录按其内容与文件合并整理、立卷。

会议文件的组卷，应按下列顺序排列：会议纪要或会议决议与决定、领导讲话、会议通知、会议日程、会议记录、会议代表名单和典型交流材料，其它材料按时间顺序排列。

第七条 年度计划、总结、预决算、统计报表等文件应归入相应的年度；两年以上的总结、报告、报表，应归入所属年份的最后一年；长期规划应归入规划实施的头一年；跨年度的文件应归入结束的一年；法规性文件应归入公布实施、试行的一年。

第八条 案卷的组成要合理，一是要按问题、项目或事件进行组卷；二是案卷不宜过厚，一般每卷以不超过100张为宜，超过者，可采用一题多卷的办法组卷，如卷一、卷二、卷三。若问题、项目（或事件）较小，也可采取一卷多题的办法组卷，但一般每卷不应超过四个问题。

第九条 按照以上要求组成案卷后，应依次进行：（1）编写页码，应将页码写在文件的右上角，双面印的文件，反面页码应写在左上角，单面书写、印刷的文件，反面不应编写页码。（2）填写或打印卷内文件目录，其中：“文件题名”一栏，应如实填写文件标题，不得填写简化标题。“责任者”一栏，应填写发文机关名称的全称或规范化简称，如“中国林业科学研究院”或“中国林科院”。若非红头文件，“责任者”一栏，应填写落款单位名称的全称或规范化简称；除领导讲话外，一般不填写文件起草人名字。“页号”一栏，应填写文件的起止页号。

第十条 案卷均需用不锈钢钉装订，按文件的顺序，每一份文件装订一个不锈钢钉。装订前将文件右下边理齐，去掉金属物。装订好的案卷要求不掉页、无倒页、无破损、不压字，不妨碍阅读。

第十一条 立卷可用卷与件的结合方法，拟一个简明扼要的标题，准确概括卷内文件的内容，一般能把责任者、问题、文种反映出来即可。

由会议文件材料组成的专卷，案卷标题不受文种的限制，但必须将会议的名称准确地表述出来，一般写法是，在会议名称之后加“文件材料”字样，如“中国林科院 2012年工作会议文件材料”。

第十二条 案卷封面要用毛笔或签字笔填写，书写要工整，字迹要清楚。

第十三条 根据《文书档案保管期限表》，应将组成的案卷划分为永久、30年、10年三种保管期限。

第十四条 案卷装订后，应编制“全引目录”、“案卷目录”、“移交目录”一式二份，本部门存一份。

第十五条 文书档案案卷，应在第二年三月底以前向档案部门移交归档。交接双方应根据目录清单进行认真核对，并在移交清单上签字。

第三章 电子文件归档与管理

第十六条 电子文件归档应当符合下列要求：

一、电子文件应当在办理完毕后实时或定期归档；

二、电子文件的归档范围参照国家林业局纸质文件材料归档的有关规定执行，并应包括相应的背景信息和元数据；

三、电子文件归档时，应当进行真实、完整、实用方面的鉴定；

四、电子文件应当以国家的标准存储格式进行归档；

五、电子文件归档应与纸质文件同步进行。

第十七条 电子档案利用与权限：

查阅电子档案有关背景材料及相关文件信息，需向档案归档单位申请，经归档单位同意后，再由档案管理部门审核同意后方可查看。

第四章 文书档案的保管、利用与统计

第十八条 档案管理部门对接收的档案应进行科学的分类、加工、整理、排列上架，并进行妥善保管。

第十九条 档案管理部门应根据管理工作的需要，编制必要的目录，专题卡片的检索工具，编篡档案文件汇编等参考资料，积极主动地提供利用，为科研和各项工作服务，并为档案数字化创造条件。

第二十条 为了维护档案安全，档案库房门窗必须坚固，应安装防盗、防火、防潮、防尘、防高温等设施，布放防虫、防鼠药物。档案人员要经常检查档案保管情况，对破损变质的档案要及时修补、复制或进行其它技术处理。

第二十一条 档案管理部门应建立、健全档案的统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行统计。

第二十二条 档案的借阅，应严格执行《中国林科院档案借阅制度》。

一、查阅档案要填写借阅登记表和调档清单；查阅机密档案须经有关部门领导批准（立卷单位人员不受限制）。外单位借阅档案必须持单位介绍信，并经档案主管领导批准，方可借阅。

二、借出的档案，不得私自转借、拆散、涂改，借阅人员要负责保密和保管，不准携带档案离开单位，复制档案要经档案管理部门同意。

第二十三条 职工调动工作，必须在办理文件归档和归还所借档案的手续后，方可调离。档案管理人员调动工作时，应在离职前办好交接手续。

第四章 档案的鉴定、销毁和移交

第二十四条 档案管理部门要定期对已超过保管期限的档案进行鉴定、销毁。鉴定工作由档案管理部门负责，组织有关人员成立鉴定小组对旧档案进行审查、鉴定。鉴定工作结束后，应写出鉴定报告，对确无保存价值的档案进行登记造册，经主管领导批准后方可销毁。

第二十五条 销毁档案应指定专门的监销人，以防止档案的遗失和泄密。监销人要在销毁档案清册上签字。

第二十六条 机构变动时，应对档案作出妥善处理。具体要求如下：

一、机构撤消或合并时，其档案应向档案管理部门移交。没有办理完毕的文件材料，应移交新单位继续处理，并作为新单位的档案保存。

二、批准恢复和新成立的机构，应从正式行文之日起单独立卷、归档。

第五章 附 则

第二十七条 本办法适用于所、中心和院各部门及院属公司。各单位可根据本办法，结合本单位的具体情况，制定实施细则。

第二十八条 本办法自发布之日起执行，1995年印发的《中国林科院文书档案管理办法》同期废止。本办法由院办公室负责解释。