填写《申请出国签证事项表》（以下简称“事项表”）是一项严肃认真的工作。为使专办人员或出国人员能正确填写“事项表”，需注意以下有关事项：

总体要求：填写“事项表”应字迹工整，项目齐全，不得涂改。一般栏目如有涂改，须加盖出具“事项表”单位公章。重要栏目如有涂改，须重新办理。

（1）第1项的“派遣部门、联系人及电话”栏必须填写已在外交部领事司备案的派遣单位有关情况（注：国家林业局，赵尼尼，84238113）。不得填写出国团组的情况。

（2）第2项“审批情况”中“审批部门及批件号”系指有出国任务审批权的部门名称及出国任务批件文号。一般团组只需填写出国任务审批部门名称、批件文号；各省、自治区、直辖市、中央和国家机关各部委、各人民团体副省、部级以上人员出国，需填写中央外办、国务院、外交部的批件文号或“外发”、“中机”电文号。

“审查部门及批件号”系指政审部门及政审号。出国审批、审查部门及批件号须与在外交部领事司备案的“因公护照签证申办单位备案表”相关内容一致，对正处级以上干部免审的，必须填写“正处级免审”字样。

（3）第3项“国外邀请人姓名及单位名称”一栏均应注明中、外文并详细填写地址（用印刷体外文字母填写）和电话。

（4）第4项“出国事由”一栏填写要简单明确，内容要求与邀请信、送往使馆的申请表及照会内容一致。

（5）第5项“出国团组名称、人数和领队姓名”一栏务求准确、清楚。如出国人员名单有两页以上，第二页及其以后页须加盖公章。

（6）第6项“启程日期、抵离日期、访问城市及航班号”一栏从启程到返回，每站停留时间、停留地点（城市名）都必须填写清楚并且相衔接。

（7）第7项“申请签证（注明入境或过境及其次数）”一栏须填写准确。

（8）第8项“被授权部门公章及负责人签署”一栏应根据出国任务批件、政审批件及各项内容严格审核，认真把关。如团组中出现非法移民、非法滞留等问题，将依党和国家有关规定追究派遣部门或被授权单位及签署人的责任。公章和签署人签字式样需事先在外交部领事司备案。签署人不得签署有本人参加的团组。

（9）“名单表”填写要求：有的国家对两人以上团组，要求填写名单表。名单表中“工作单位”和“对外身份”应与照会、邀请信和对外提供的申请材料相一致，不得填写团长、团员，应填写对外职务、身份，如：处长、经理、教授、工程师、业务员等。应注意不要将部队番号等保密单位、不便对外的身份填上去。对发照地点要认真审查，尤其是双跨团组人员的护照签发地。

（10）专办人员不能送办本人参加的团组的签证申请。如确需由专办人员送办，须提供送办单位专门的说明函并加盖送办单位公章及领导签字。